Comment planifier un team building réussi en 7 étapes faciles
La planification d’un team building peut sembler écrasante, surtout si vous n’avez eu l’occasion de vous s’exercer au auparavant. Voici sept étapes à suivre pour simplifier le processus de
d’organisation d’un événement mémorable et amusant.
Que ce soit la première ou la dixième fois que vous organisez une activité de renforcement de l’esprit d’équipe pour votre groupe, il peut sembler qu’il n’y ait jamais assez de temps pour tout planifier comme vous le souhaitez.
Soyons réalistes : essayer de planifier seul une activité passionnante qui se déroulera sans heurts et qui plaira à tout le monde – en plus de vos responsabilités quotidiennes – peut sembler impossible.
Si vous vous sentez totalement dépassé par tous les détails que l’on vous a demandé de coordonner, vous pouvez toujours contacter notre
équipe d’experts pour une consultation gratuite. Nos consultants en engagement des employés ont travaillé avec des centaines de groupes et peuvent vous aider à trouver la meilleure solution en fonction de votre budget, de votre lieu d’implantation et de la dynamique de votre équipe.
Vous avez envie de vous débrouiller tout seul ? Nous le respectons ! Lisez ce qui suit pour découvrir neuf mesures faciles à prendre pour rendre le processus de planification beaucoup plus facile à gérer.
Les 7 choses que vous pouvez faire pour rendre votre organisation de team building plus facile que jamais
Lorsque vous planifierez votre prochaine activité de team building, suivez ces sept étapes pour assurer la réussite de votre événement.
1. Déterminez votre calendrier à l’avance
La règle d’or lorsqu’il s’agit de planifier une activité de cohésion d’équipe ? Plus vous vous donnez de temps pour vous préparer, plus il sera facile de planifier.
Notre équipe d’experts en planification d’événements recommande généralement un délai d’au moins quatre à six semaines pour planifier une activité destinée à moins de 100 personnes. Si votre événement est plus important, essayez d’avoir un minimum de quatre à six mois.
Une fois que vous avez déterminé votre calendrier approximatif, notre équipe vous suggère de créer une liste de tâches dans Excel pour planifier votre emploi du temps de manière plus détaillée. Une telle liste peut vous aider à savoir quand les choses doivent être terminées. Pour obtenir un calendrier plus visuel, vous pouvez également convertir votre liste de tâches Excel en diagramme de Gantt.
2. Constituez votre équipe de planification
Comme vous le savez peut-être déjà – ou êtes en train de le découvrir – il peut être difficile pour une seule personne de planifier l’ensemble d’un événement de team building. Il y a tellement d’éléments en mouvement qu’il serait presque impossible pour une seule personne d’assumer l’entière responsabilité de l’événement.
En constituant une équipe pour vous aider à organiser, vous pouvez déléguer des tâches et obtenir facilement l’avis de vos collègues pour vous aider à prendre des décisions pour votre team building. Tirez le meilleur parti des séances de brainstorming en groupe en utilisant des outils tels que les cartes heuristiques et les tableaux à feuilles mobiles !
Constituer une équipe vous donne également la possibilité de désigner quelqu’un d’autre pour prendre la direction des opérations si votre charge de travail est trop lourde ou si vous n’êtes pas au bureau pendant le processus de planification.
Bonjour à tous,
Comme vous le savez peut-être, j’ai récemment pris en charge l’organisation du prochain événement de renforcement de l’esprit d’équipe de notre département et j’ai besoin de votre aide !
Merci de me faire savoir d’ici vendredi si vous êtes disponible pour m’aider à régler quelques détails de la planification, tels que :
le choix de l’activité de groupe
La réservation d’un lieu ou d’un emplacement
L’élaboration d’un programme pour la journée
Merci de votre aide !
3. Définissez votre objectif
Le fait de définir clairement l’objectif ou le but de votre activité de team building peut contribuer à ce qu’elle soit à la fois amusante et efficace. Mais à moins que votre patron ne vous ait précisé l’objectif de votre activité, vous ne saurez peut-être pas par où commencer.
Les
cinq questions « W » in english ;)sont un excellent point de départ pour vous aider à définir votre objectif : Qui ? Qui ? Où ? Pourquoi ? Quand ?
Lorsque vous répondez à chaque question, essayez d’être aussi précis que possible et donnez autant de détails que possible.
Par exemple, voici des exemples de réponses aux cinq questions « W » :
Qui : équipe de vente de 45 personnes
Quoi : Activité ludique
Où : dans la ville d’Avignon : Intra muros
Pourquoi : Événement de récompense pour un trimestre exceptionnel
Quand : Septembre
Voici un objectif clairement défini pour un
team building en Provence :
Nous voulons récompenser notre équipe de vente de 45 personnes pour un trimestre exceptionnel en organisant une activité amusante au mois septembre à Avignon.
4. Dressez votre liste des personnes présentent
Parfois, il suffit de compter le nombre d’employés d’un service donné pour établir la liste des invités, comme dans l’exemple ci-dessus concernant une « équipe de vente de 45 personnes ». Dans d’autres cas, le choix des participants à l’activité de consolidation d’équipe peut nécessiter un peu plus d’efforts.
Si vous n’êtes pas sûr de savoir qui sera présent à l’événement, voici trois questions importantes à vous poser lorsque vous dressez votre liste d’invités :
- S’agit-il d’un événement obligatoire ? Tout le monde peut-il s’inscrire ?
- Quel est le nombre maximum de personnes que le budget et le lieu peuvent accueillir ?
- Des employés handicapés seront-ils présents ? Les personnes qui travaillent à distance seront-elles invitées ?
En fonction de vos réponses à ces questions, vous devriez être en mesure de vous faire une idée approximative des participants.
5. Établir un budget détaillé
La meilleure façon d’établir un budget réaliste est d’en parler à votre patron. Demandez-lui combien d’argent est disponible pour l’événement et quelles sont ses attentes en matière de budget.
Si votre patron n’a pas de chiffre concret à vous donner, posez-lui des questions sur les activités de team building qui ont déjà eu lieu pour avoir une idée du budget qui a été alloué dans le passé. À partir de là, vous pourrez aligner vos coûts sur ceux des événements précédents.
Essayez de maintenir un budget réaliste, mais laissez une marge de manœuvre pour les dépenses imprévues. Notre équipe recommande de prévoir un budget pour les postes suivants :
- Transport et parking
- Réservation de lieux et permis
- Fournisseurs d’activités
- Nourriture et boissons
- Assurance
- Frais – frais de cartes de crédit et eVisas
Vous pouvez planifier les coûts de votre activité et suivre vos dépenses en cours de route à l’aide d’un tableau budgétaire créé dans Excel.
6. Choisissez une date et une heure
Le choix d’une date et d’une heure peut sembler facile à première vue, mais vous devez tenir compte des calendriers chargés avant de finaliser ces détails.
Par exemple, si vous avez des intervenants clés qui doivent être présents à l’événement, vous devez vous assurer que ces personnes sont libres avant de fixer le jour et l’heure. Selon l’activité choisie, vous pourrez peut-être organiser votre activité de team building sur quelques heures ou quelques jours afin de tenir compte de l’emploi du temps d’un plus grand nombre de personnes.
Il est également important de tenir compte de la saisonnalité et de la météo. Si toute l’équipe tient à faire une activité
team building en plein air, il est important de choisir une période de l’année où le temps est généralement clément.
7. Choisir un lieu ou un emplacement
Le choix du lieu ou de l’emplacement peut être déterminant pour votre activité de cohésion d’équipe.
Par exemple, vous voudrez éviter les lieux qui ne pourront pas accueillir votre groupe ou votre activité. Vous devez également trouver un lieu qui ne soit pas trop éloigné afin de réduire le temps et les coûts de déplacement.
Les questions suivantes peuvent vous aider à trouver le lieu ou l’endroit qui convient le mieux à votre événement :
- Organiserez-vous une activité de team building en intérieur ou en extérieur ?
- Combien de participants peuvent être accueillis dans le lieu ?
- Existe-t-il des équipements supplémentaires, tels qu’un accès à Internet, du matériel audio ou visuel ?
- Avez-vous besoin d’un permis spécial ou d’une autorisation pour les espaces extérieurs ?
- Des places de stationnement sont-elles disponibles, soit pour les voitures des employés, soit pour un service de bus loué par l’entreprise ?
- Les conditions météorologiques sont-elles un facteur à prendre en considération ?
Si vous tenez compte des questions ci-dessus, vous trouverez certainement un lieu ou un emplacement idéal pour l’événement de votre groupe.
Important : Élaborer une liste de contrôle logistique
C’est une étape importante. Il suffit qu’il vous manque un accessoire et votre défi tombe à l’eau!
Une fois que les éléments les plus importants ont été décidés, vous pouvez vous concentrer sur la logistique du jour de votre événement. En établissant une liste de contrôle détaillée, vous éviterez que des éléments importants ne passent inaperçus le jour même.
Voici quelques éléments à inclure dans votre liste de contrôle logistique :
- Transport – L’entreprise s’occupera-t-elle du transport ou les participants devront-ils se rendre eux-mêmes à l’activité ?
- Nourriture et boissons – L’entreprise fournira-t-elle la nourriture ou les boissons ?
- Décharge de responsabilité – Les participants devront-ils signer une décharge pour participer à l’activité ?
- Hébergement – Les participants passeront-ils la nuit à l’extérieur du site ?
Ce qu’il faut apporter – Qu’est-ce que les participants doivent savoir à l’avance ? Par exemple, doivent-ils apporter des vêtements pour le temps pluvieux ?
Circonstances particulières – Quelles sont les dispositions à prendre pour les employés handicapés ou blessés ?
Important 2 : Élaborer l’ordre du jour de l’événement
L’organisation et le rythme sont les maitres mots.
Votre équipe voudra sans doute savoir ce qu’elle doit faire pendant votre activité de team building. Un ordre du jour peut vous aider à planifier la journée et à communiquer facilement à vos collègues ce qui se passera pendant l’événement.
Votre agenda doit mettre en évidence tout ce que les employés feront, des heures d’arrivée et de départ à la durée de l’activité, en passant par les points de rencontre.
Notre équipe recommande de distribuer l’agenda aux participants dans les semaines précédant l’événement, en les informant qu’il est susceptible d’être modifié. Cela permettra non seulement de préparer les attentes des participants pour la journée, mais aussi de les enthousiasmer pour ce qu’ils vont faire.
